Office Manager (m/w/d)

🌹Arbeitszeit: 

Die Teilzeitbeschäftigung umfasst 25 bis 35 Stunden pro Woche, wobei 25 Stunden als feste Kernarbeitszeit gelten. Die zusätzlichen Stunden können flexibel im Rahmen der Gleitzeitregelung um die Kernarbeitszeit herum gewählt werden. Gerne können wir Ihre Kernarbeitszeit in einem persönlichen Gespräch abstimmen. Idealerweise sollte diese in der Zeit zwischen Montag und Donnerstag von 9:00 Uhr bis 16:00 Uhr und am Freitag von 9:00 Uhr bis 12:00 Uhr liegen. Optional besteht auch die Möglichkeit einer 4-Tage-Woche.

🌹Einarbeitung: 

Bei uns wirst du nicht ins kalte Wasser geworfen! Deine sympathische und erfahrene Vorgängerin, die aufgrund Weiterbildungsmaßnahmen nun eine andere Position in unserer Kanzlei innehat, wird dich gründlich einarbeiten. 

🌹Arbeitspensum:

Dein Work-Life-Balance ist uns wichtig. Daher ist unser Arbeitspensum moderat, wobei etwaige anfallende Überstunden selbstverständlich bezahlt werden. Außerdem sorgen wir dafür, dass eine Krankheits- und Urlaubsvertretung vorhanden ist, damit du dich auch während deiner Abwesenheiten erholen kannst und dir keine Sorgen um eine Überlastung machen musst. 

🌹Wertschätzung:

Wir legen großen Wert auf eine positive Arbeitsatmosphäre, die durch Lob und konstruktive Kritik für geleistete Arbeit sowie persönliche Glückwünsche und ein echtes Interesse an dir als Mitarbeiter geschaffen wird. Wir unterstützen eine Kultur des Lernens aus Fehlern und ermutigen dich und deine Kollegen dazu, sich stetig weiterzuentwickeln. Bei uns werden alle Leistungen, Jubiläen und Geburtstage anerkannt und entsprechend gewürdigt.

🌹Teambuilding/Events: 

Wir organisieren regelmäßig Aktivitäten wie einen Tagesausflug, Weihnachtsfeier und Krapfen essen, um dein Teamgefühl zu stärken und den Zusammenhalt im Team zu fördern. Unsere Teambuilding-Maßnahmen dienen dazu, das Vertrauen untereinander zu stärken, die Kommunikation zu verbessern und gemeinsame Erfolgserlebnisse zu schaffen.

🌹Sonderleistungen:

Hey, wenn du einen längeren Anfahrtsweg hast, ist das kein Problem für uns! Wir haben eine Lösung für dich: Jeden Monat bekommst du von uns einen Tankgutschein. Wenn du jedoch keinen Tankgutschein benötigst, bieten wir dir auch unsere betriebliche Krankenzusatzversicherung für zum Beispiel alternative Behandlungsmethoden an. Du hast die Wahl!

🌹Karriere 

Wir ermöglichen dir persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch gezielte interne sowie externe Schulungen, abgestimmt auf deine Interessen und Stärken. 

🌹Die Zukunftsaussicht 

ist vielversprechend: Wir können dir eine sichere Beschäftigung garantieren, die mit einem unbefristeten Arbeitsvertrag in einem wachsenden Team einhergeht.

🌹Zuschüsse

Wir bieten dir nach der Probezeit eine monatliche Unterstützung von 100€ bei der betrieblichen Altersvorsorge an. Dies soll dazu beitragen, deine persönliche Altersvorsorge zu verbessern und im Ruhestand eine finanzielle Absicherung zu gewährleisten.

Wenn du Mama oder Papa bist, haben wir gute Neuigkeiten für dich! Wir bezuschussen den Kindergarten deiner Kinder, um dir dabei zu helfen, Beruf und Familie unter einen Hut zu bringen.

🌹Arbeitsplatz

Wir stellen dir einen großzügigen und modern ausgestatteten Arbeitsplatz zur Verfügung, der ideale Bedingungen für deine persönliche Entfaltung bietet.

🌹Gehalt:

Dein Gehalt erhöht sich automatisch jedes Jahr, um sicherzustellen, dass es mit der Inflation Schritt hält. Das heißt, bei uns musst du dich nicht jedes Jahr mit Gehaltsverhandlungen auseinandersetzen, sondern kannst dich auf deine Arbeit konzentrieren.

Als Teil unseres Benefit-Pakets bieten wir dir auch eine finanzielle Unterstützung zu Weihnachten. Wir wollen durch das Weihnachtsgeld sicherstellen, dass dein Urlaub erholsam, deine Geschenke bezaubernd und dein Kontostand im neuen Jahr zufriedenstellend ist.

🌹Verpflegung:

Wir bieten dir kostenfreie Getränke und Kaffee. Außerdem kannst du die Betriebsküche mit vollumfänglicher Ausstattung in den Pausenzeiten nutzen.

📌Stammdatenverwaltung in DATEV  

Du koordinierst, erfasst und aktualisierst eigenverantwortlich Stammdaten und Zuständigkeiten an deinem DATEV-Arbeitsplatz.

📌Digitalisierung des Posteingangs und Dokumenten

Du bist verantwortlich für die Digitalisierung unserer eingehenden Post sowie wichtiger Dokumente aus der bisherigen Papierablage. Dabei kategorisierst du die Unterlagen und behältst den gesamten Prozess im Auge.

📌Rechnungsstellung  

Du erstellst nach Vorlage der Abrechnungsgrundlage Rechnungen für Mandanten und überwachst eigenständig den gesamten Aufgabenbereich.

📌Informationsmanagement 

Du unterstützt das Team im Rahmen der Vorbereitung und beim Versand der Serienbriefe und Rundschreiben. 

📌Erstkontakt unser Mandanten

Du empfängst unsere Mandanten herzlich und stehst den Anrufern am Telefon freundlich zur Seite.

📌Bestellungen

Du gewährleistest einen reibungslosen Betriebsablauf, indem du dich um das Management sämtlicher Büro- und Verbrauchsmaterialien kümmerst.

📌Assistenz der Geschäftsleitung

Du koordinierst Termine, bist die Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Kollegen und Mandanten, recherchierst Themen und unterstützt bei der Projektplanung.

🥰Eine leidenschaftliche Fachfrau: mann

Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, beispielsweise als Bürokaufmann, Industriekaufmann oder in einem ähnlichen Bereich, und bringst umfangreiche Berufserfahrung im oben genannten Bereich mit.

💻Gewieft im Umgang mit elektronischen Medien?

Du besitzt vertiefte Kenntnisse in MS-Office und idealerweise verfügst du bereits über Erfahrungen im Umgang mit dem DATEV-Programm oder bist bereit, diese zu erlernen.

🤗Eine sympathische und selbstbewusste Persönlichkeit?

Der persönliche und telefonische Kontakt mit Kunden ist dir vertraut. Dein Auftreten ist freundlich, aber auch selbstbewusst. Selbst in anspruchsvollen Situationen behältst du die Souveränität.

🤓Abwechslung statt Eintönigkeit

Vielseitigkeit ist genau dein Ding, und du suchst ständig nach neuen Herausforderungen, Du bist offen für Weiterentwicklung und stetiges Lernen.