Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Single Family Office

Sekretariats- und Assistenzaufgaben:

• Klassische Büroorganisation und reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft

• Verwaltung und Strukturierung von Dokumenten, Verträgen und vertraulichen Unterlagen

• Telefonmanagement sowie Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

• Koordination von Terminen, Kalender- und Reiseplanung inkl. Abrechnung der Reisekosten

• Empfang und Betreuung von Gästen sowie Organisation interner und externer Meetings

   

Administrative & organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung:

• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Analysen

• Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Protokollführung

• Schnittstelle und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern (z. B. Banken, Steuerberater, Anwälte, Geschäftspartner)

• Unterstützung bei der Optimierung interner Abläufe und Prozesse

Unterstützung im Investment- und Beteiligungsmanagement:

• Begleitung und Monitoring von Beteiligungen, Fondsinvestments und Kapitalanlagen

• Durchführung von Recherchen und Analysen zu neuen Investmentmöglichkeiten

• Unterstützung bei Due-Diligence-Prozessen und Bewertung von Investments

• Erstellung von Reports und Controlling-Dokumenten

Projektmanagement & Sonderaufgaben:

• Eigenständige Übernahme und Koordination von Projekten im operativen und strategischen Bereich

• Organisation und Begleitung von internen und externen Veranstaltungen

Generalistische Denkweise & Vielseitigkeit:

• Erfahrung in einer vergleichbaren Position (z. B. Assistenz der Geschäftsführung, Office-Management, Family Office, Private Banking, Vermögensverwaltung)

• Sicherer Umgang mit administrativen und organisatorischen Aufgaben sowie strategischen Themen

• Hohe Affinität zu wirtschaftlichen Zusammenhängen und Kapitalanlagen

   

Ausbildung & Erfahrung:

• Abgeschlossenes Studium oder kaufmännische Ausbildung mit relevanter Berufserfahrung

• Mehrjährige Berufserfahrung in einem anspruchsvollen, vertraulichen Umfeld

• Kenntnisse in verschiedenen Anlageklassen (Private Equity, Aktien, Direktbeteiligungen etc.) von Vorteil

   

Persönlichkeit & Soft Skills:

• Diskretion, Eigeninitiative und Organisationsstärke

• Souveränes, selbstständiges Arbeiten mit hoher Eigenverantwortung

• Vertrauenswürdigkeit und absolute Loyalität

• Strukturierte, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise

• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Excel und PowerPoint), idealerweise Erfahrung mit Finanz- und Controlling-Software

• Kommunikationsgeschick und sicheres Auftreten gegenüber internen und externen Stakeholdern

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Arbeitszeiten

• Vollzeit (40 Stunden/Woche)

• Montag bis Freitag: 08:00 - 17:00 Uhr (mit einer Stunde Mittagspause)

• Gelegentliche Flexibilität nach Absprache (z. B. bei wichtigen Transaktionen oder Terminen im Ausland)

• Überstunden werden durch Freizeitausgleich oder Sondervergütung abgegolten

• Flexibilität durch Home Office nach Absprache

   

Vergütung & Zusatzleistungen

• Unbefristete Festanstellung mit langfristiger Perspektive

• Attraktive und überdurchschnittliche Vergütung entsprechend Qualifikation und Erfahrung

• Regelmäßige Sonderzahlungen und Gehaltsanpassungen nach Betriebszugehörigkeit

• 26 Tage Urlaub, Erhöhung um 1 Tag pro 2 Jahre Betriebszugehörigkeit (max. 30 Tage)

• Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Vermögensverwaltung, Private Equity und Asset-Management

• Hochwertiger Arbeitsplatz in einem exklusiven Umfeld